Jeśli menedżerom i działowi HR brakuje czasu, proces onboardingu może przypominać nawigowanie w gęstej mgle bez kompasu. Jak mimo ograniczeń przeprowadzić efektywną adaptację?
Ta historia prawdopodobnie przydarzyła się każdemu z was. Pierwszy dzień w nowej pracy – tak, to prawdziwa trauma. Człowiek stawia się punktualnie, z uśmiechem, ale recepcjonistka patrzy na niego jak na UFO. Nikt jej nie uprzedził, że ktoś nowy ma się pojawić, więc dochodzi do serii niezręcznych sytuacji. Pyta biedaka, na jakie stanowisko go przyjęli, a potem zaczyna dzwonić. Przez godzinę walczy z telefonem jak z egzaminem z algebry, szef nie odbiera. W końcu się dowiaduje, że szef utknął na lotnisku w Amsterdamie, bo holenderscy piloci postanowili sobie zrobić strajk. Tym samym jego konferencyjny wyjazd nieco się przedłuża. Wraca dopiero jutro. Super, pierwszy dzień, a szefa nie ma!
Recepcjonistka, pełna współczucia, prowadzi świeżaka do jego biurka. A tu niespodzianka! Na biurku ani komputera, ani monitora. Dział IT nie dostał polecenia, więc nasz bohater siada na rozwalającym się krześle, czując się jak król w zamku z kart. Co teraz? Totalna dezorientacja.
Nagle zjawia się wybawczyni – koleżanka z działu. Robi mu ekspresowe tournée po całym piętrze, przedstawiając 17 osobom, które już po pierwszej minucie mają ochotę go zabić. Bo przecież wiadomo, że oderwanie wzroku od monitora i powrót do koncentracji zajmuje minimum kwadrans. Nasz nowicjusz nie zaczął pracy, a już ma wrażenie, że wzbudził negatywne emocje.
Lekceważona wiedza z badań
Miał być profesjonalny onboarding, a wyszła klapa! Organizacje mają ten dziwny talent, żeby zapominać, jak ważne jest dobre przyjęcie nowego pracownika. Może nie znają „Harvard Business Review”, w którym badacze piszą, że firmy z ustandaryzowanym procesem wdrożeniowym osiągają o 62% większą wydajność nowo zatrudnionych? Prawdopodobnie nie słyszały też o badaniu zrealizowanym przez Aberdeen Group, z którego wynika, że 91% pracowników zostaje w firmie dłużej, jeśli ich adaptacja odbyła się tak jak trzeba! Z drugiej strony, menedżerowie i HR-owcy też mają swoje racje. Przeciążenie, stres, deadline’y – znamy to! Ale serio, jak przeprowadzić efektywny onboarding, kiedy każdy, komu można to zlecić, jest na rollercoasterze i ciągle brakuje mu czasu? To przypomina nawigowanie w gęstej mgle bez kompasu. Bez precyzyjnie określonych procedur i odpowiedniego wsparcia, możemy nie tylko stracić cennych pracowników, ale również pogłębić chaos, który uniemożliwi skuteczną integrację nowego zespołu.
Pięć kroków do sukcesu
Ale spokojnie, jest sposób na opanowanie tego chaosu przy minimalnym zaangażowaniu zasobów ludzkich. Oto pięć kroków i strategii, które mogą być użyteczne:
- Przygotujcie zestaw wstępnych materiałów, które nowi pracownicy mogą przestudiować przed rozpoczęciem pracy. Pakiet może zawierać przewodniki po firmie, polityki i procedury oraz wprowadzenie do narzędzi, z których korzysta organizacja.
- Zautomatyzujcie procesy administracyjne, takie jak wypełnianie formularzy, poprzez systemy HRM (Human Resource Management). To pozwoli zaoszczędzić czas zarówno nowym pracownikom, jak i zespołowi HR.
- Organizujcie krótkie sesje szkoleniowe, skupiające się na kluczowych aspektach pracy. Taki format jest łatwiejszy do wkomponowania w
- Udostępnijcie materiały szkoleniowe online, żeby nowi pracownicy mogli uczyć się we własnym tempie.
- Organizujcie regularne spotkania kontrolne, w tym online, aby się upewnić, że nowo zatrudnieni dobrze się adaptują i mają wszystkie niezbędne zasoby.